La distinction entre la signature électronique et le cachet électronique se situe principalement dans le sujet de leur application, ainsi que dans leur objet et fonctionnement juridique. D’une part, la signature électronique, comparée à une signature manuscrite, est une méthode de validation personnelle permettant à un individu (personne physique) de manifester son accord de manière numérique sur des documents électroniques. Elle assure l’identification du signataire, manifeste son approbation des informations contenues dans le document et assure l’intégrité du document en indiquant que le contenu n’a pas été altéré après la signature.

D’autre part, le cachet électronique, souvent employé par des personnes morales (entreprises, administrations…), correspond au sceau numérique d’une organisation. Son rôle est de garantir l’authenticité de l’origine et l’intégrité des données électroniques, équivalent ainsi au cachet physique utilisé par les entités pour certifier leurs documents. Contrairement à la signature électronique qui est une marque individuelle et personnellement liée à son titulaire, le cachet électronique ne transmet pas un consentement mais atteste de la provenance de la véracité de l’information pour le compte d’une entité légale.

Ces deux outils de sécurisation des documents électroniques opèrent sous les cadres réglementaires qui en définissent les conditions de validité et de reconnaissance, adaptées selon leur usage respectif. Ces mécanismes renforcent la confiance dans les transactions électroniques en apportant des garanties sur les auteurs et l’authenticité des actes numériques, soutenant ainsi l’économie numérique et la dématérialisation des processus administratifs et commerciaux.